Generar factura con Facturae y presentación online

En este artículo te explicamos paso a paso cómo generar una factura con el programa Facturae y posteriormente presentarla en Face, que es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado y nos permite remitir facturas en formato electrónico a aquellos organismos de las administraciones que acepten la recepción de facturas en formato electrónico y que estén previamente dados de alta en el sistema.

Para generar facturas electrónicas con Facturae es imprescindible tener instaladas en nuestro ordenador el programa Facturae y la aplicación Autofirm@. En caso de que no los tengas instalados, te recomendamos que aprendas cómo hacerlo en nuestros artículos: “Descarga e instalación de Facturae” y “Firma Digital”.

Primeros pasos con el programa Facturae

Abrimos el programa Facturae pinchando sobre su icono que debe aparecer en el escritorio de tu ordenador. La primera vez el programa nos pregunta el idioma que queremos usar.

En la pantalla principal del programa, debajo del logo del Ministerio nos encontramos con el “árbol de facturas” con un histórico de nuestras facturas: las que tenemos en borrador, las emitidas, las enviadas, las recibidas, las anuladas y las rectificativas. 

Justo debajo del “árbol de facturas” aparecen los botones principales del programa:

• Generar Factura
• Recibir Factura
• Búsqueda avanzada
• Importar/Exportar
• Histórico 
• Configuración

Configuración del programa Facturae

Antes de seguir con el uso del programa, debemos configurarlo, para ello pinchamos sobre “Configuración” y nos aparece la pantalla “General”.  Empezamos escribiendo un número 1 en “próximo identificador» para consignar que será nuestra primera factura. También podemos seleccionar una imagen como logo para identificar nuestra factura con nuestra empresa, para ello pinchamos sobre el icono de carpeta que aparece justo al lado de la caja en blanco “Ruta”, buscamos el icono y aceptamos. En nuestro ejemplo vamos a dejar todo tal y como aparece y validamos.

Creación de una factura electrónica con Facturae 

Para comenzar con la generación de nuestra primera factura, pinchamos sobre la opción “generar factura” que aparece en el menú de la izquierda. Una vez abierta esta opción nos aparece el esquema que debemos rellenar varios apartados que veremos paso a paso:

• Datos Generales de la Factura
• Emisor
• Receptor
• Detalles de la factura
• Descuentos / Suplidos / Cargos / Adjuntos / Datos de Pago / Retención global / Literales Legales.

Comenzamos por el primer apartado, los datos generales de nuestra factura. En este apartado podemos consignar el número de nuestra factura, aunque podemos dejar que el contador del propio programa la numere.  Escribimos nuestro número de factura en caso de que no hayamos especificado un número en la configuración previa y añadimos la fecha de expedición / facturación.

En el segundo apartado “Emisor” debemos escoger un emisor creado, si es la primera vez tendremos que crear nuestro perfil, para ello pinchamos en “nuevo” que corresponde al icono con una figura con el símbolo más al lado. Escogemos entre persona física o jurídica. Escogemos “residente en la Unión Europea” en el tipo de residencia. Posteriormente rellenamos los campos de todas las pestañas del formulario más abajo: 

• General: introduciremos nuestro NIF y nuestra razón social o nombre
• Dirección: rellenar los campos obligatorios
• Contacto: rellenamos los campos necesarios.

Finalmente pinchamos en el icono de “guardar” en el que aparece un disquete de ordenador.

Seguimos con el apartado “Receptor”, en este caso daremos de alta al Ayuntamiento de Olivares, en otra ocasión se puede dar de alta otro receptor, no hay límites de alta.

Realizaremos un alta parecida al del apartado “emisor”, escogemos “persona jurídica”, en tipo de residencia “Residente en la Unión Europea”, Posteriormente rellenamos los campos de todas las pestañas del formulario más abajo: 

• General, rellenamos con los siguientes datos: ID Fiscal: P4106700J, Razón Social: Ayuntamiento de Olivares
• Dirección, rellenamos la dirección con los siguientes datos: Plaza de España, s/n, CP: 41804. Olivares ( Sevilla ) España
• Contacto, rellenamos con los siguientes datos: Teléfono 954110005 / correo electrónico: registro@olivaresweb.es
• FACe, en esta pestaña tenemos que introducir los códigos de FACe del Ayuntamiento de Olivares, que podemos encontrar pinchando en el signo de interrogación o en la web del Ayuntamiento de Olivares, siguiendo esta ruta: 

www.olivares.es / SERVICIOS / FACE

Aparecerán los siguientes datos que introduciremos en los campos del Facturae:

Para rellenar los campos debemos pinchar sobre el icono del “lápiz” que aparece a la derecha de cada campo a rellenar. Rellenaremos Código y nombre tal y como aparecen en la tabla anterior. Para finalizar este apartado pinchamos en el icono de “guardar” en el que aparece un disquete de ordenador.

Continuamos con el apartado “Detalles de la Factura”. Pinchamos en el icono con el símbolo “+”, donde tenemos que rellenar:

• Descripción-id: aquí escribiremos el concepto de la factura
• Cantidad: el número de unidades 
• Importe Unitario, Importe Total, Importe Bruto

Se pueden añadir todos los conceptos que se necesiten.

En el apartado de impuestos debemos consignar el impuesto que lleva nuestra factura, para ello pinchamos sobre el icono de “+” y escogemos “IVA”, así como el tipo impositivo e introducimos la “base imponible” y la cuota. En caso de que nuestra factura esté exenta de IVA, seleccionamos “operación no sujeta” en el desplegable en Concepto sin impuestos / Tipo, y a continuación una pequeña explicación del porqué de la exención en el campo “motivo”. Por último cerramos esta pantalla pinchando sobre el icono “V”.

Dentro del apartado “Detalles de Factura” en la pestaña “Adjuntos” podemos adjuntar una copia en PDF de la factura, para ello pinchamos en el icono “+”, buscamos la factura, la seleccionamos y queda adjunta.

Ahora pasamos a los datos del pago, pinchando sobre la pestaña “Datos del pago/ General”. En la fecha de vencimiento debemos introducir 2 meses que es el caso de las administraciones públicas. Añadimos el importe total incluido el IVA y en el desplegable del método de pago escogemos “Transferencia”. En “Datos de Pago / Cuenta de Abono” escribimos la cuenta donde queremos que nos ingresen el pago, rellenando el IBAN, el resto de campos son opcionales

En el apartado de totales, ya aparecen las cantidades que debemos confirmar, una vez que estén revisados, pinchamos sobre “firmar”. Elegimos nuestro certificado digital y pulsamos en “continuar”. 

Una vez firmada debemos guardarla en el ordenador, para ello pinchamos en el icono del “disquete” que es el icono guardar, escogemos un nombre para la factura y el lugar donde quedará descargada y pinchamos en “guardar”

Presentación online de la factura electrónica

El último paso es remitir la factura al Ayuntamiento a través de FACe, para ello entramos en la web del FACe: https://face.gob.es/es 

Escogemos el apartado “Remita” y pinchamos en “enviar factura”, nos deriva a identificarnos, nosotros lo hacemos con nuestro certificado digital y tenemos que aceptar las credenciales requeridas. 

En caso de no disponer de Certificado Digital te explicamos cómo obtenerlo e instalarlo de forma fácil y gratuita, para ello solamente tienes que seguir los pasos que te indicamos en nuestro artículo “Certificado Digital”.

Escribimos el correo electrónico donde queremos recibir las notificaciones, pichamos en el icono dentro del cuadro “factura”, seleccionamos la factura anteriormente guardada y pinchamos en “abrir” y finalizamos pinchando sobre “remitir la factura”. 

Así quedará presentada la factura en el Ayuntamiento de Olivares.

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