Firma Digital de un documento en PDF

La firma electrónica o digital es un conjunto de datos que permiten identificar online a la persona firmante como si de la firma manuscrita se tratara. Esta firma garantiza la integridad de los documentos firmados.

En este artículo te explicamos qué es la firma digital y cómo firmar un documento con formato PDF, usando la aplicación Autofirma.

Como firmar un documento PDF

Pasos previos a la firma electrónica de un documento

Antes de inciar la firma electrónica de un documento, debemos tener instalado en nuestro dispositivo dos elementos:

Certificado Digital
Aplicación Autofirma

→ Certificado Digital

Debemos tener instalado en nuestro dispositivo un certificado digital válido y vigente. Puedes encontrar en nuestro artículo “Certificado Digital” los pasos que debes seguir para obtener tu certificado digital.

Aplicación Autofirma

Autofirma es una aplicación de firma electrónica desarrollada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que nos permite firmar digitalmente un documento de una forma sencilla.

Para instalar la aplicación Autofirm@ en nuestro ordenador debemos seguir los siguientes pasos. Descargar la aplicación desde la web oficial del Gobierno de España y para nuestro sistema operativo, en el siguiente enlace: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Al seleccionar el enlace que hace referencia a nuestro sistema operativo, se nos descargará el archivo en formato comprimido con extensión *.ZIP, que es el instalador de la aplicación, debemos hacer doble clic sobre el mismo para iniciar la instalación.

→ Instalación de Autofirma paso a paso

Primero nos descargamos el archivo ejecutable desde www.firmaelectronica.gob.es y nos vamos al apartado de “descargas” en la esquina derecha y abajo de la pantalla, donde deberemos seleccionar el archivo que corresponda con nuestro sistema operativo:

El proceso de instalación es sencillo, y debemos tener cerrados todos los programas de nuestro ordenador, así como los navegadores. Al pulsar sobre el ejecutable se abrirá el instalador y pincharemos sobre “Siguiente”, se abrirá el “acuerdo de licencia” que deberemos aceptar pinchando sobre el botón “acepto” y por último pincharemos sobre el botón “instalar”.

Extrae y copia los ficheros necesarios y se generará un certificado de confianza SSL y lo instalará en el almacén de confianza del sistema operativo que utilizan los navegadores web compatibles con Autofirm@. Podremos escoger si queremos un acceso directo en nuestro escritorio de la aplicación Autofirm@. Al finalizar la instalación debemos pinchar sobre “siguiente”y “terminar”.

Nota importante para usuarios de Mac

Es aconsejable cambiar la configuración del macOS para que permita la instalación de aplicaciones de desarrolladores que no sean de confianza. En algunos casos hay problemas en la confianza de los certificados SSL, por lo que se debe realizar un cambio manual en la configuración. Accediendo al llavero (almacén de claves y contraseña del sistema operativo), haciendo doble clic sobre el certificado “AutoFirma ROOT” y cambiando la configuración del campo “Al utilizar este certificado” al valor “Confiar siempre”, y haciendo doble clic sobre el certificado “localhost” y cambiando la configuración del campo “Al utilizar este certificado” al valor “Confiar siempre”.

Cómo firmar digital un documento con la aplicación Autofirma

Firmar digitalmente un documento con formato PDF usando para ello la aplicación Autofirma es muy sencillo. Para ello iniciamos la aplicación, haciendo doble clic sobre el icono de la misma, automáticamente se abrirá la aplicación y podremos empezar a usarla.

Para firmar digitalmente un documento basta con pulsar el botón “Seleccionar fichero a firmar” o arrastrar el archivo a firmar, dentro del área gris de la aplicación.

Al seleccionarlo o arrastrarlo al área gris, marcamos “hacer la firma visible dentro del PDF” y pulsamos sobre el botón “Firmar fichero” y nos aparecerá una previsualización del documento y con el puntero del ratón podremos delimitar una ventana en blanco dentro de la que aparecerá la firma.

Pulsamos en siguiente y aparecerá una lista de los certificados que tenemos instalados. Elegimos un certificado y escribimos la contraseña asociada al mismo y cuando pulsamos “Aceptar” a acceder a un elemento protegido y guardamos la copia del archivo ya firmado, este nuevo archivo tendrá el mismo nombre que el original pero acabado con la palabra “SIGNED” (que significa “firmado” en inglés).

Comprobar firma de un archivo

Una vez firmado y guardado podemos abrir el mismo con un lector de archivos PDF para comprobar que está realmente firmado y en la firma aparecen los datos del titular de la firma y los datos del momento en que se ha firmado digitalmente.

VALIDe, servicio online de validación de firmas y certificados electrónicos

VALIDe es un servicio online ofrecido por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública para la validación de Firmas y Certificados electrónicos. El objetivo de este servicio es permitir la comprobación de que el certificado utilizado es válido y no revocado. También permite comprobar la validez de una firma electrónica realizada mediante certificado digital y realizar firmas mediante certificado digital del que se disponga de la clave privada correspondiente. La aplicación está disponible en https://valide.redsara.es y ofrece las siguientes secciones:

Validar Certificado: Permite validar el estado de un certificado digital emitido por cualquier entidad de servicio de certificación reconocida.
Validar Certificado de Sede Electrónica: Permite validar el estado de un certificado digital de sede electrónica.
Validar Firma: Permite consultar la validez de un documento firmado electrónicamente con múltiples formatos y tipos de certificados, como facturas electrónicas, contratos, etc.
Realizar Firma: Permite firmar electrónicamente un documento con cualquier certificado reconocido con las máximas garantías de integridad y autenticidad.
Visualizar firma: Permite descargar un justificante pdf de la firma en el que aparece el documento original junto con el nombre y DNI/NIF de los firmantes impresos en el lateral.

Proceso paso a paso de cómo firmar digitalmente un documento

Necesitamos tener instalado nuestro certificado digital y el programa Autofirma en su última versión.

El documento a firmar debe estar en formato PDF
Abrimos autofirma
Pinchamos a seleccionar ficheros a firmar
Buscamos en nuestro PC el archivo que queremos firmar y lo seleccionamos
Marcamos hacer la firma visible dentro del PDF
Pinchamos en Firmar
Se nos abre una ventana de previsualización de nuestro documento
Con la cruz del puntero del ratón hacemos una ventana en un espacio en blanco dentro del documento y damos en siguiente
Se abrirá el contenedor de certificados y seleccionamos el certificado que usaremos para firmar, damos aceptar
Aceptamos el acceso a un elemento protegido
Guardamos el documento en nuestro PC ya firmado.